Giới thiệu về ERP
ERP
Thiết kế và triển khai dự án ERP thuần việt
CRM
Hệ thống CRM sẵn sàng phục vụ các doanh nghiệp
Việc triển khai hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể là một bước ngoặt cho doanh nghiệp của bạn. Với 95% doanh nghiệp báo cáo cải thiện quy trình kinh doanh sau khi triển khai hệ thống ERP , đã đến lúc thực hiện bước tiếp theo cho tổ chức của bạn. Hướng dẫn triển khai ERP này sẽ chỉ cho bạn cách đạt được những lợi ích này bằng cách cung cấp cho bạn các bước chính và các biện pháp thực hành tốt nhất để triển khai ERP thành công. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là gì? ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, là phần mềm được thiết kế để đơn giản hóa các chức năng hàng ngày của một tổ chức, từ khâu hậu cần đến khâu quản lý. Mục tiêu chính của hệ thống là duy trì sự cân bằng với các chức năng chính của doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, quản lý đơn hàng, kế toán… Phần mềm này hoạt động như một hệ thống tập trung để hợp lý hóa tất cả các quy trình và luồng thông tin trong toàn bộ doanh nghiệp. Triển khai ERP là gì? Triển khai ERP là quá trình cài đặt và cấu hình hệ thống phần mềm ERP trong một tổ chức. Quá trình này bao gồm việc tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như tài chính, hoạt động và nguồn nhân lực (HR), vào một hệ thống duy nhất. Mục tiêu của việc triển khai ERP là cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các quy trình kinh doanh của một tổ chức và cung cấp dữ liệu thời gian thực và khả năng báo cáo. Nó thường bao gồm một loạt các giai đoạn, chẳng hạn như phân tích, thiết kế, triển khai, thử nghiệm, triển khai và bảo trì. Quá trình triển khai có thể phức tạp và tốn thời gian, tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn, nhưng nó có thể giúp các tổ chức đạt được những lợi ích của hệ thống ERP, chẳng hạn như tăng năng suất, tiết kiệm chi phí và cải thiện độ chính xác của dữ liệu. 9 bước để triển khai ERP thành công Tích hợp ERP có thể hợp lý hóa quy trình, cải thiện hiệu quả và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị. Các bước bao gồm đánh giá hệ thống hiện tại, xác định phạm vi và mục tiêu của dự án, lựa chọn phần mềm, cấu hình hệ thống, di chuyển và chuẩn bị dữ liệu, thử nghiệm, đào tạo nhân viên, triển khai và cung cấp bảo trì và hỗ trợ liên tục. 1. Đánh giá các hệ thống hiện tại Bước đầu tiên trong tích hợp ERP là xem xét toàn diện các hệ thống hiện tại của bạn và xác định các lĩnh vực có thể cải thiện. Đánh giá này sẽ giúp bạn hiểu được tình trạng hiện tại của hoạt động kinh doanh và những điểm kém hiệu quả hoặc điểm nghẽn có thể được giải quyết bằng hệ thống ERP. Bước này sẽ bao gồm việc xem xét lại các hệ thống và quy trình hiện tại của bạn, bao gồm tài chính, sản xuất, hàng tồn kho, bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Trong quá trình đánh giá này, bạn cũng nên xác định bất kỳ khoảng trống nào về chức năng mà hệ thống ERP có thể lấp đầy, chẳng hạn như báo cáo và phân tích, tự động hóa và tích hợp dữ liệu. Những lĩnh vực cần chú ý bao gồm: Bằng cách đánh giá các hệ thống hiện tại và xác định những lĩnh vực cần cải thiện, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định sáng suốt về chức năng và tính năng quan trọng đối với tổ chức của mình và có thể chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu kinh doanh. 2. Xác định phạm vi và mục tiêu Sau khi bạn đã đánh giá các hệ thống hiện tại và xác định các lĩnh vực cần cải thiện, bước tiếp theo là xác định phạm vi và mục tiêu của dự án triển khai ERP. Điều này bao gồm việc xác định các nhiệm vụ và quy trình cụ thể mà hệ thống ERP sẽ chịu trách nhiệm, dữ liệu nào cần được tích hợp và các mục tiêu kinh doanh cụ thể mà hệ thống cần hỗ trợ. Để xác định phạm vi dự án của bạn, hãy cân nhắc: Bằng cách xác định phạm vi và mục tiêu của dự án triển khai ERP, bạn sẽ có thể tạo ra lộ trình rõ ràng cho quy trình triển khai và có thể truyền đạt các mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án cho tất cả các bên liên quan, giúp nhân viên tham gia. Ngoài ra, bằng cách đặt ra các mục tiêu và mục đích cụ thể, bạn có thể đo lường sự thành công của dự án sau khi hoàn thành. 3. Chọn một hệ thống ERP Sau khi xác định phạm vi và mục tiêu của dự án tích hợp ERP, bước tiếp theo là chọn giải pháp phần mềm ERP phù hợp. Bước này bao gồm việc nghiên cứu và đánh giá các tùy chọn phần mềm ERP khác nhau để xác định tùy chọn nào phù hợp nhất với yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn. Khi lựa chọn giải pháp ERP, hãy cân nhắc: Nghiên cứu và đánh giá các tùy chọn phần mềm ERP khác nhau có sẵn để đảm bảo bạn chọn được giải pháp tốt nhất cho tổ chức của mình. Tham khảo ý kiến của chuyên gia ERP hoặc công ty dịch vụ chuyên nghiệp cũng có thể giúp hướng dẫn bạn trong suốt quá trình lựa chọn. Khi nghiên cứu và đánh giá các hệ thống ERP khác nhau, hãy cân nhắc các tính năng và chức năng cụ thể sau: 4. Cấu hình hệ thống ERP của bạn Sau khi đã chọn giải pháp phần mềm ERP hoàn hảo, giờ đây bạn phải cấu hình nó để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của tổ chức mình. Điều này bao gồm việc cá nhân hóa và tối ưu hóa hệ thống theo các quy trình kinh doanh, quy trình làm việc và điều kiện tiên quyết độc quyền của bạn. Thiết lập cơ cấu tổ chức Tùy chỉnh phần mềm Xác định quyền kiểm soát truy cập của người dùng Tích hợp với các hệ thống khác 5. Chuẩn bị và di chuyển dữ liệu Để di chuyển dữ liệu sang hệ thống ERP, bạn phải dọn dẹp và định dạng dữ liệu của hệ thống hiện tại để tương thích với hệ thống mới. Điều này bao gồm đánh giá, chuẩn bị và chuyển đổi tất cả dữ liệu hiện có sang định dạng tương thích với phần mềm ERP của bạn. Sau đó, tải dữ liệu vào hệ thống mới. Di chuyển dữ liệu có thể là một quá trình khó khăn và tốn thời gian, vì vậy, điều quan trọng là phải lập kế hoạch trước và chuẩn bị dữ liệu trước. Điều này bao gồm: Di chuyển dữ liệu có thể là một quá trình phức tạp, do đó, điều quan trọng là phải có một đội ngũ giàu kinh nghiệm, hiểu biết về các yêu cầu riêng biệt của tổ chức bạn. 6. Kiểm tra hệ thống ERP Sau khi hoàn tất triển khai ERP, bạn cần kiểm tra hệ thống về chức năng và độ chính xác của dữ liệu. Điều này bao gồm kiểm tra tất cả các ứng dụng và quy trình hệ thống, cũng như xác minh tất cả dữ liệu đã di chuyển. Trong giai đoạn thử nghiệm, điều quan trọng là: 7. Đào tạo nhân viên về hệ thống ERP mới Trước khi triển khai toàn bộ hệ thống, hãy cân nhắc triển khai cho một vài phòng ban trước khi triển khai trên toàn công ty. Dù bằng cách nào, điều quan trọng là đảm bảo tất cả nhân viên đều được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống. Tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức, bạn có thể lựa chọn nhiều phương pháp đào tạo khác nhau, bao gồm các khóa học trực tuyến, hướng dẫn trên lớp, các buổi cố vấn một kèm một hoặc kết hợp có tổ chức cả ba phương pháp. Khi đào tạo nhân viên, hãy cung cấp: 8. Triển khai toàn bộ hệ thống ERP mới Sau khi hệ thống đã được thử nghiệm và hoàn tất mọi đào tạo cho nhân viên, bạn có thể bắt đầu triển khai hệ thống ERP mới. Điều này bao gồm đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong tổ chức đều có thể truy cập, kích hoạt các quy trình tự động và thiết lập các thủ tục báo cáo. Những điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống ERP bao gồm: 9. Cung cấp bảo trì và hỗ trợ liên tục Sau khi hệ thống ERP của bạn được triển khai đầy đủ, điều quan trọng là phải thiết lập một quy trình bảo trì và hỗ trợ liên tục cho hệ thống. Điều này bao gồm thực hiện kiểm tra bảo trì thường xuyên, nâng cấp phần mềm khi cần và khắc phục mọi sự cố phát sinh. Việc có một nhóm chuyên gia giàu kinh nghiệm để quản lý hệ thống và cung cấp hỗ trợ là điều cần thiết. Việc tạo ra các quy trình vận hành chuẩn (SOP) để sử dụng hệ thống và khắc phục các sự cố phổ biến cũng có thể có lợi. Ngoài ra, việc lên lịch kiểm tra định kỳ với người dùng và khách hàng có thể giúp đảm bảo việc triển khai ERP vẫn hoạt động bình thường. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Triển Khai ERP Cần Tránh Việc triển khai ERP có thể là một quá trình phức tạp và điều quan trọng là phải nhận thức được những sai lầm phổ biến có thể xảy ra trong quá trình triển khai để tránh chúng. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến nhất khi triển khai ERP cần tránh. Không liên quan đến các bên liên quan chính Việc không có sự tham gia của các bên liên quan chính trong quá trình triển khai ERP có thể dẫn đến việc thiếu sự ủng hộ và hỗ trợ cho dự án. Việc đưa các bên liên quan từ các phòng ban và cấp độ khác nhau của tổ chức vào quá trình lập kế hoạch và triển khai đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng được nhu cầu của tất cả người dùng. Đánh giá thấp sự phức tạp của dự án Việc triển khai ERP có thể là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Việc đánh giá thấp tính phức tạp của dự án có thể dẫn đến sự chậm trễ và chi phí phát sinh. Hãy hiểu rõ về phạm vi và tính phức tạp của dự án trước khi bắt đầu quá trình triển khai. Không có kế hoạch và mốc thời gian rõ ràng Nếu không có kế hoạch và mốc thời gian rõ ràng, quá trình triển khai có thể trở nên hỗn loạn và mất tổ chức. Hãy có kế hoạch và mốc thời gian chi tiết để đảm bảo dự án đi đúng hướng và hoàn thành đúng thời hạn. Không có đội ngũ thực hiện chuyên trách Việc triển khai ERP đòi hỏi một đội ngũ chuyên trách có các kỹ năng và chuyên môn cần thiết. Việc không có một đội ngũ triển khai chuyên trách có thể dẫn đến sự chậm trễ và tăng thêm chi phí. Không cung cấp đào tạo đầy đủ Đào tạo phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo nhân viên có thể sử dụng hiệu quả hệ thống ERP mới. Không cung cấp đào tạo đầy đủ có thể dẫn đến việc không áp dụng và không nhận ra được hết tiềm năng của hệ thống ERP. Không cung cấp hỗ trợ và bảo trì liên tục Hệ thống ERP cần được hỗ trợ và bảo trì liên tục để đảm bảo chúng tiếp tục hoạt động chính xác và đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Không cung cấp hỗ trợ và bảo trì liên tục có thể dẫn đến việc không phát huy hết tiềm năng của hệ thống ERP. Tránh những sai lầm phổ biến khi triển khai ERP có thể giúp đảm bảo quá trình triển khai thành công và phát huy hết tiềm năng của hệ thống ERP. Cách Đo Lường Sự Thành Công Của Việc Triển Khai ERP Đo lường thành công của việc triển khai ERP là rất quan trọng đối với các tổ chức để xác định xem hệ thống có mang lại lợi ích mong đợi hay không và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sau đây là một số số liệu chính mà các tổ chức có thể theo dõi để đo lường thành công của việc triển khai ERP. Tiết kiệm chi phí Kiểm tra chi phí liên quan đến hệ thống ERP của họ, bao gồm chi phí phần mềm, triển khai và bảo trì liên tục và so sánh chúng với chi phí tiết kiệm được do hệ thống tạo ra. Ví dụ, các tổ chức có thể theo dõi chi phí tiết kiệm được từ hiệu quả được cải thiện, quy trình hợp lý hóa và giảm lỗi. Cải tiến quy trình Các tổ chức có thể theo dõi những cải tiến trong các quy trình kinh doanh chính, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, báo cáo tài chính và dịch vụ khách hàng do hệ thống ERP mang lại. Ví dụ, các tổ chức có thể theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình trước và sau khi triển khai ERP và đo lường sự cải tiến. Độ chính xác của dữ liệu Theo dõi độ chính xác của dữ liệu nhập vào hệ thống ERP, chẳng hạn như dữ liệu bán hàng, dữ liệu hàng tồn kho và dữ liệu tài chính, rồi so sánh với độ chính xác của dữ liệu nhập thủ công trước khi triển khai. Sự chấp nhận của người dùng Các tổ chức có thể theo dõi tỷ lệ nhân viên áp dụng hệ thống ERP, bao gồm số lượng người dùng đăng nhập, số lượng giao dịch được xử lý và số lượng yêu cầu hỗ trợ. Tỷ lệ áp dụng cao cho thấy nhân viên thấy hệ thống dễ sử dụng và có giá trị. Lợi tức đầu tư (ROI) Tính toán lợi tức đầu tư của hệ thống ERP bằng cách đo lường những lợi ích mà hệ thống mang lại, chẳng hạn như tiết kiệm chi phí, cải tiến quy trình và độ chính xác của dữ liệu, rồi so sánh chúng với chi phí của hệ thống. Bằng cách theo dõi các số liệu này, các tổ chức có thể xác định được sự thành công của việc triển khai ERP, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp. Việc theo dõi thường xuyên hiệu suất của hệ thống ERP là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống tiếp tục đáp ứng được các nhu cầu thay đổi của tổ chức. Cuối cùng là Hệ thống ERP có thể giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh. Quá trình triển khai, mặc dù phức tạp, có thể được thực hiện hiệu quả bằng cách làm theo các bước và giải quyết các cạm bẫy tiềm ẩn. Nỗ lực đầu tư vào việc triển khai sẽ được đền đáp về lâu dài với hiệu quả được cải thiện, quy trình hợp lý hóa và thông tin kinh doanh có giá trị.
